A arte de estar à frente das tarefas – parte II

Como podemos estar à frente das tarefas, garantindo assim a tranquilidade tão almejada?

- Corte, corte, corte: Será que todas as tarefas são realmente necessárias? Alguma tarefa pode deixar de ser feita sem comprometer o resultado? Um exemplo: Preciso emitir aquele relatório detalhado de acompanhamento de projeto, que no final o gerente não usa para nada? Questione seus superiores e colegas em relação à real necessidade de que algo seja feito.

- Priorize as tarefas: Priorize as tarefas e concentre-se nas mais críticas para o sucesso de seus projetos. Concentre mais de sua energia naquelas tarefas que agregam mais valor aos produtos de seu trabalho. Conheça e controle as tarefas que fazem parte do caminho crítico de seus projetos. Caminho crítico é o conjunto de tarefas interdependentes cujo tempo de execução é o mais longo no projeto. Normalmente, um atraso nas tarefas do caminho crítico é mais problemático, por ser este o caminho com menor margem de manobra.

- Delegue: No mundo ideal, você poderia delegar tudo aquilo que alguém pode fazer melhor que você. Nem sempre isso é possível ou desejável, mas tente aplicar essa regra: fique com tudo aquilo que você sabe fazer melhor; delegue as tarefas que as outras pessoas saibam fazer melhor. Mas não esqueça dessas tarefas: defina um prazo (menor que o prazo final) , tenha certeza de que a pessoa terá condições de entregar a tarefa concluída no prazo e tenha controle de todas as tarefas que foram delegadas.

- Garanta um bom retorno sobre o investimento (ROI) na execução das tarefas: Assim como se investe dinheiro considerando o retorno que se terá, tente investir seu tempo e energia buscando um retorno superior. Execute suas tarefas buscando garantir que o tempo foi bem gasto. Um bom exemplo: “Preciso me manter atualizado, mas em vez de ler um jornal e olhar um site de notícias várias vezes, acho que vou olhar apenas o site de notícias uma vez no dia”. Um mau exemplo: “Hmmm.. Já que vou fazer esse relatório que me pediram, acho que vou colocar uns gráficos e informações adicionais aqui… se precisarem, já está pronto.”*

- Seja proativo: Não seja movido a prazos finais. Existem outras motivações muito mais prazerosas e menos perigosas. Não corra apenas quando o tigre está perto, bufando em seu pescoço…

- Apresente a situação ao seu superior: Quando lhe incumbirem de tarefas, seja claro quanto à situação: apresente a situação e solicite prioridades. Demonstre quando os prazos solicitados são impossíveis e quando a quantidade de tarefas é exagerada. Esse é outro bom motivo para termos o registro de todas as tarefas que devemos executar.

- Não se estresse… : E, se apesar de todo seu cuidado, algum prazo estourar, paciência: não se estresse com isso. Identifique se foi falha sua e corrija para evitar que ocorra da próxima vez.

- …e viva bem: Continue se exercitando (ou comece já!). Continue fazendo aquilo que é importante pra você e traz valor e felicidade ao seu dia-a-dia: durma bem, brinque com suas crianças, etc.

*Isso me lembra o desenvolvimento de alguns sistemas, quando se começa a “anexar” um monte de funcionalidades não requisitadas originalmente… afinal, um dia o usuário poderá precisar, certo?

A arte de estar à frente das tarefas – parte I

Um dos grandes ralos para a produtividade é ficar a correr atrás das tarefas, sempre apagando incêndios e tentando cumprir os prazos finais. Por que motivos?

- Priorização das tarefas urgentes, em detrimento das tarefas importantes: Se estamos cheios de tarefas com o prazo estourando, priorizaremos essas tarefas, em detrimento de outras tarefas que no longo prazo poderiam ter um retorno superior em direção aos nossos objetivos;

- Ausência de reserva de tempo para imprevistos: Se estamos sufocados em tarefas perto de “estourar”, qualquer imprevisto que ocorra poderá nos fazer atrasar uma ou mais tarefas, em relação ao seu prazo final (não seria nada agradável ficar doente numa situação dessas, por exemplo – sem bem que ficar doente não é agradável mesmo… =));

- Perda da tranquilidade: Em decorrência do motivo anterior e da própria natureza de “estar atolado em tarefas-bomba”, a perda da tranquilidade e da paz de espírito é muito provável. Com mil preocupações na mente, sobra pouco espaço para a criatividade e para percepções sutis que poderiam alavancar a produtividade;

- Horas-extras forçadas: ao contrário do que alguns imaginam, trabalhar muitas horas costuma ser um sinal de improdutividade, e não o contrário. É um círculo “desvirtuoso”: sendo mais improdutivos, precisamos trabalhar mais horas; trabalhando mais horas, ficamos mais cansados e mais improdutivos.

Deus me livre! Nada pior que não ter tempo para o “ócio criativo” e para a melhoria contínua.

Na segunda parte deste artigo, falaremos sobre algumas formas de nos mantermos à frente das tarefas.