Pequena reflexão sobre o tempo

Hoje quero deixar uma pequena reflexão sobre o tempo.

Mesmo com o melhor método de organização, com as melhores práticas em produtividade pessoal, nunca podemos mudar um fato: O nosso tempo é limitado. Um recurso limitado e escasso.

Com base nesse fato, posso dizer que não importa tanto o quanto você é eficiente em fazer as coisas, mas sim o quanto as coisas que você faz são valiosas (para você). Se você faz 1.000 coisas rápido e bem, mas elas não são importantes para você, 1.000 coisas ou 100, não têm diferença. E talvez o percurso trilhado seja tão importante quanto o resultado do percurso.

Quero rechaçar, no entanto, duas formas lidar com o tempo, que poderiam advir errôneamente disso:

• Imediatismo: um mal moderno (e talvez um mal antigo), o imediatismo tenta se justificar dizendo que mais vale aproveitar o presente que se preocupar com o futuro. No entanto, o imediatismo traz um grande erro em si: O futuro de alguém será o seu presente num futuro próximo. E, quem não se preocupa com o futuro, pode acabar sendo surpreendido, se não estiver preparado para ele.
• Falta de objetividade: Por mais que o percurso seja realmente importante, ele vale pelo que produziu de bom. Fazer as coisas sem objetivo é abandonar a oportunidade de tentar gerar mudanças. É deixar as coisas a cargo do acaso.

Advogo um pensamento mais amplo: o resultado não se mede apenas pelos bens tangíveis que o caminho produziu, mas também pelo que nos tornamos durante o caminho. O que aprendemos? Com o que (e com quem) nos surpreendemos? Quantas pessoas diferentes, de pensares e culturas diversas, encontramos no meio do caminho? Como o caminho nos mudou, e como nós mudamos o caminho?

Afinal, se somos produtos do meio, o meio pode ser produto nosso, também.

A arte de estar à frente das tarefas – parte II

Como podemos estar à frente das tarefas, garantindo assim a tranquilidade tão almejada?

- Corte, corte, corte: Será que todas as tarefas são realmente necessárias? Alguma tarefa pode deixar de ser feita sem comprometer o resultado? Um exemplo: Preciso emitir aquele relatório detalhado de acompanhamento de projeto, que no final o gerente não usa para nada? Questione seus superiores e colegas em relação à real necessidade de que algo seja feito.

- Priorize as tarefas: Priorize as tarefas e concentre-se nas mais críticas para o sucesso de seus projetos. Concentre mais de sua energia naquelas tarefas que agregam mais valor aos produtos de seu trabalho. Conheça e controle as tarefas que fazem parte do caminho crítico de seus projetos. Caminho crítico é o conjunto de tarefas interdependentes cujo tempo de execução é o mais longo no projeto. Normalmente, um atraso nas tarefas do caminho crítico é mais problemático, por ser este o caminho com menor margem de manobra.

- Delegue: No mundo ideal, você poderia delegar tudo aquilo que alguém pode fazer melhor que você. Nem sempre isso é possível ou desejável, mas tente aplicar essa regra: fique com tudo aquilo que você sabe fazer melhor; delegue as tarefas que as outras pessoas saibam fazer melhor. Mas não esqueça dessas tarefas: defina um prazo (menor que o prazo final) , tenha certeza de que a pessoa terá condições de entregar a tarefa concluída no prazo e tenha controle de todas as tarefas que foram delegadas.

- Garanta um bom retorno sobre o investimento (ROI) na execução das tarefas: Assim como se investe dinheiro considerando o retorno que se terá, tente investir seu tempo e energia buscando um retorno superior. Execute suas tarefas buscando garantir que o tempo foi bem gasto. Um bom exemplo: “Preciso me manter atualizado, mas em vez de ler um jornal e olhar um site de notícias várias vezes, acho que vou olhar apenas o site de notícias uma vez no dia”. Um mau exemplo: “Hmmm.. Já que vou fazer esse relatório que me pediram, acho que vou colocar uns gráficos e informações adicionais aqui… se precisarem, já está pronto.”*

- Seja proativo: Não seja movido a prazos finais. Existem outras motivações muito mais prazerosas e menos perigosas. Não corra apenas quando o tigre está perto, bufando em seu pescoço…

- Apresente a situação ao seu superior: Quando lhe incumbirem de tarefas, seja claro quanto à situação: apresente a situação e solicite prioridades. Demonstre quando os prazos solicitados são impossíveis e quando a quantidade de tarefas é exagerada. Esse é outro bom motivo para termos o registro de todas as tarefas que devemos executar.

- Não se estresse… : E, se apesar de todo seu cuidado, algum prazo estourar, paciência: não se estresse com isso. Identifique se foi falha sua e corrija para evitar que ocorra da próxima vez.

- …e viva bem: Continue se exercitando (ou comece já!). Continue fazendo aquilo que é importante pra você e traz valor e felicidade ao seu dia-a-dia: durma bem, brinque com suas crianças, etc.

*Isso me lembra o desenvolvimento de alguns sistemas, quando se começa a “anexar” um monte de funcionalidades não requisitadas originalmente… afinal, um dia o usuário poderá precisar, certo?